Tiedote kaikille nykyisille ja entisille
asiakkailleni
Hyvät asiakkaat,
Tällä viikolla olemme saaneet lukea todella ikävästä
toimialaani liittyvästä tietomurrosta. Toivon, että tilanne saadaan hallintaan
ja tekijät vastuuseen mahdollisimman pian.
Minunkin asiakkaitani tietoturva-asiat luonnollisesti
ja ymmärrettävästi mietityttää, joten päätin lähettää tämän tiedotteen.
Olen tällä hetkellä psykoterapeuttina ja työnohjaajana
erittäin huojentunut siitä, etten ikinä ole ryhtynyt ylläpitämään, joidenkin
kollegoitteni kehotuksesta huolimatta, minkäänlaista elektronista
asiakasrekisteriä. Olen tehnyt kaiken dokumentaation perinteisesti, jopa
vanhanaikaisesti jonkun mielestä, paperiversiona!
AVI edellyttää, että aineisto pidetään arkistoituna
kahden lukon takana – minulla ne ovat jopa kolmen lukon takana. Valvira
edellyttää, että potilasasiakirjoja ei saa säilyttää kahdessa eri paikassa.
Kaikki asiakkaani tietävät käytäntöni, jossa kirjaan itse käsin asiakkaan
kanssa käymäni keskustelun pääaiheet omaan kirjaseen ja asiakastietoni ovat
mukana terapia tapaamisen aikana paperiversioina omassa kansiossa.
Myös kaikki ajanvaraukset kirjaan suoraan paperiseen
almanakkaani, enkä käytä minkäänlaista sähköistä tai internetissä toimivaa
ajanvarausjärjestelmää. Koska
asiakasarkistoni on pelkkänä paperiversiona, hakkerointimahdollisuutta
ei siis ole.
Tulen jatkossakin noudattamaan tätä vanhaa
käytäntöäni, jos ei tule uusia, selkeitä vaatimuksia tai linjauksia. Monet
asiakkaani, varsinkin nyt, ovat kiitollisia tästä perinteisestä, mutta
turvallisesta tavastani toimia.
Lisäkysymyksiin vastaan mielelläni puhelinaikanani
arkisin klo 20.00 -21.00
Ystävällisesti,
Agneta
Ahlfors
--------------------------------------------
Viktig
information till mina nuvarande och tidigare kunder
Bästa
kunder,
Vi har
i veckan fått erfara ett allvarligt dataintrång inom den bransch där jag
arbetar. Vi får hoppas, att man bemästrar den beklagliga situationen och att
förövaren blir ställd inför laga ansvar.
Flera av
mina kunder har uttryckt en förståelig oro över situationen och frågat mig om
riskerna gällande datasäkerheten i min egen verksamhet. Därför har jag skrivit
detta meddelande till mina tidigare, nuvarande och kommande kunder.
I
egenskap av psykoterapeut och arbetshandledare är jag idag mycket lättad över
hur jag ordnat de egna kund- och patientregistren. Jag har, trots uppmaningar
av kollegor och vänner, inte gått in för något elektroniskt kundregister. Jag
har gjort all dokumentering med traditionella och måhända gammaldags metoder –
för hand och enbart till pappers!
Regionförvaltningsverket
(AVI) förutsätter, att kundrelaterade handlingar skall arkiveras bakom två lås
– jag förvarar dem faktiskt bakom tre lås. Valvira, som övervakar patient- och
journalanteckningar för psykoterapeuter, förutsätter att patient handlingar
finns i endast ett exemplar och på ett ställe. Om anteckningar sammanfattas och
behandlas i ett sammandrag – då skall tidigare handskrivna noteringar förintas.
Alla
mina kunder känner till mitt sätt att arbeta – jag gör för hand anteckningar
under våra möten och förvarar dessa till pappers i en kundmapp, som jag ofta
har med mig till våra sammanträffanden. Jag har undvikit att skriva sammandrag
eller renskrivning av anteckningarna, för då skulle jag vara tvungen att
förstöra de ursprungliga anteckningarna. Dessa innehåller ofta nyanser och
uppgifter, som lätt går förlorade i ett senare utfört sammandrag.
Jag
nedtecknar också alla tidsreserveringar i en manuell almanacka. Jag använder
ingen elektronisk kalender vare sig i egen dator eller på Internet. Sålunda finns alla patient- och
kundanteckningar enbart i skriftlig form till pappers i min kundmapp, vilket
omöjliggör att en hacker kan komma åt någon som helst data gällande mina kunder
och patienter.
Jag
kommer fortsätta med detta förfarande också framöver, såframt denna metodik
också framöver uppfyller alla myndighetskrav. Som min kund behöver du inte
befara att det sker något dataintrång över Internet eller i övrigt. Du kan lita
på förtroligheten i alla våra diskussioner. Sekretessen och den personliga
integriteten står på hållbar grund.
Om du
har frågor gällande detta, då kan du gärna kontakta mig per telefon, helst
under vardagar kl. 20-21.
Med
vänlig hälsning,
Agneta
Ahlfors
----------------------------------------
Bulletin to all my current and former customers
Dear
customer,
This
week, we’ve had to read about a really nasty hack
towards a Finnish psychotherapy company.
I hope that the situation will be brought under control
and that the perpetrators will be held accountable as soon as possible.
My customers, too, naturally and understandably think about security issues, so
I decided to send this bulletin.
I am currently as a psychotherapist and supervisor, very relieved that I did
not ever been taken to maintain, despite a request some of my colleagues, any
kind of electronic customer records.
I've done all the documentation traditionally, even
the old fashioned way someone feels, in paper form!
AVI
(Regional State Administrative Agencies) requires that material be kept archived behind two locks - I even have them behind
three locks.
Valvira (National Supervisory Authority for Welfare and Health) requires that
patient records should not be stored in two different locations.
All of my clients know my practice of manually recording the main topics of my
conversation with the client in my own booklet and my client information will
be included during the therapy appointment in hard copy in my own folder.
Also, all
appointments are booked directly in my paper almanac, and I do not use any
electronic or online appointment system.
Since my client archive is just a paper
version, there is no possibility of hacking. I will continue to follow this old practice of mine if there are no new, clear
requirements or guidelines. Many of my clients, especially now, are grateful
for this traditional but safe way of operating.
I will
be happy to answer additional questions during my phone hours on weekdays from
8pm to 9pm.
Best
regards,
Agneta
Ahlfors
Reflektio Terapia
Agneta Oy Ab
Psykoterapiapalvelut Agneta Ahlfors Tmi
